GPS-Geräte und Firmenflotten: die Frage der Privatsphäre

(Dieser Artikel bezieht sich auf die italienische Gesetzgebung.)

Was ist die Geolokalisierung von Flotten?

Unter Geolokalisierung von Firmenflotten verstehen wir die Überwachung der Position der Flotte-Fahrzeuge durch den Arbeitgeber durch die Installation von Satellitenausrüstung.

Das Problem basiert auf der Suche nach einem Gleichgewicht zwischen dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers, die Konformität der Nutzung von Fahrzeugen zu überprüfen, sowie sich vor Diebstahl und Beschädigung zu schützen, und der Achtung der Privatsphäre der Arbeitnehmer.

Der Markt für GPS-Geräte in den letzten Jahren

Der 2022 Report on Fleet Technology Trends in Europe dokumentiert das Wachstum flottenbezogener Technologielösungen in Europa und Großbritannien. Insbesondere GPS-Tracking hätte dazu beigetragen, die Produktivität zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben, indem die Kraftstoffkosten gesenkt, die Betriebseffizienz gesteigert, Unfälle reduziert und der Kundenservice verbessert wurden.

Die Aktivierung des GPS-Trackings erfordert jedoch eine Reihe von Überlegungen und Verpflichtungen.

Die vorläufige Bewertung der Behandlung

Vor der Bewertung der technischen Verfahren zur Installation und Verwendung von GPS-Geräten ist eine Folgenabschätzung der Verarbeitung erforderlich, die erforderlich ist, um die berechtigten Interessen des Datenverantwortlichen mit der Achtung der Privatsphäre des Mitarbeiters abzuwägen.

Das Design der Ortungsgeräte

Auf die vorläufige Bewertung folgt die Gestaltung des Geräts, die eine Datenverarbeitung nach den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, Notwendigkeit und Sicherheit ermöglicht. Der Garant für den Schutz personenbezogener Daten genehmigt den Einbau von GPS-Geräten in Firmenfahrzeuge, sofern diese wie folgt ausgelegt sind:

– Ein Symbol auf dem Gerät muss anzeigen, dass der Standort aktiv ist

– Tracking-Funktionalität kann während zulässiger Arbeitspausen deaktiviert werden

– Es ist möglich, die Sichtbarkeit der geografischen Position nach einer Zeit der Inaktivität des Bedieners auf dem Monitor der Einsatzzentrale zu verdecken

– Differenzierte Berechtigungsprofile müssen in Bezug auf die verschiedenen Arten von Daten und Operationen identifiziert werden

– Die Aufbewahrungszeiten der verarbeiteten Daten müssen anhand der verfolgten Zwecke ermittelt werden

– Berichte an Kunden dürfen keine Referenzen enthalten, die die Identifizierung von Mitarbeitern ermöglichen

– Der Anbieter der Lokalisierungssoftware muss als externer Datenverantwortlicher betrachtet werden

– Periodische Tests zur Funktionalität und Zuverlässigkeit der eingestellten Parameter und der damit verbundenen Korrekturmaßnahmen sind vorzubereiten

Grundsätzlich müssen die erhobenen Daten für die Verfolgung der festgelegten Zwecke unbedingt erforderlich sein, unabhängig davon, ob es sich um die Sicherheit am Arbeitsplatz oder den Schutz des Unternehmensvermögens handelt. Jede weitere Sammlung muss als unrechtmäßig betrachtet werden.

Im Einzelnen kann der Datenverantwortliche die folgenden Daten aufbewahren:

1. Standort des Fahrzeugs

2. Zurückgelegte Entfernung

3. Reisezeiten

4. Kraftstoffverbrauch

5. Durchschnittsgeschwindigkeit des Fahrzeugs (die Meldung etwaiger Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung bleibt den zuständigen Behörden vorbehalten)

Der Standarddienst muss auf Zeitintervalle zur Positionserfassung (derzeit definiert zwischen 30 und 120 Sekunden) eingestellt sein und die Datenspeicherungszeiten (365 Tage) einhalten. Das Unternehmen muss sich die Karten der zurückgelegten Strecken merken und zur Verfügung stellen können.

Die Mitarbeiter müssen dann im berechtigten Interesse des Datenverantwortlichen angemessen über den Betrieb des Geräts, die Zwecke der Verarbeitung und den Zustand der Rechtmäßigkeit informiert werden.

Privacy by Design und Privacy by Default (Artikel 25 DSGVO)

Die beiden Konzepte sehen den ersten nützlichen Moment für den Schutz personenbezogener Daten in der Entwurfsphase vor und greifen dann durch Tools und Schnittstellen ein, mit denen Sie standardmäßig das maximale Schutzniveau für personenbezogene Daten „festlegen“ können. Der Ansatz einer Gestaltung der Verarbeitungssysteme im Hinblick auf Privacy by Design und Privacy by Default impliziert das Zusammenspiel zwischen technischen Maßnahmen (verwendete Geräte und Tools) und organisatorischen Maßnahmen (Datenschutzrichtlinie, Minimierung der Behandlung, Freigabe von Informationen, Risikoanalyse und Folgenabschätzung).

Die Vorteile von GPS für das Flottenmanagement

Optimiertes Flottenmanagement ist bewusstes Management. Unbeschadet der Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter hat GPS-Tracking positive Auswirkungen in Bezug auf:

– Reduzierung des Kraftstoffverbrauchs

– genaue Informationen über Ankunftszeiten

– bessere Betriebsorganisation und höhere Effizienz

– Überwachung des Fahrzeugwartungsbedarfs

– mehr Sicherheit für Fahrzeuge und Personal und Reduzierung von Unfällen

Fazit

Das Thema Geolokalisierung von Firmenfahrzeugen basiert auf einer komplexen Interessenabwägung, bei der Risiken neben Chancen und Vorteilen bestehen. Mit den Konzepten Privacy by Design und Privacy by Default schlägt die DSGVO einen Lösungsansatz vor, der den Datenschutz bereits beim Design der Geräte vorwegnimmt, über die theoretische Analyse des Problems hinausgeht und buchstäblich in seine Mechanismen eindringt.

Dies ist ein komplexes Thema, bei dem der technische Aspekt eng mit dem des Gesetzes verknüpft ist und sich beide synergetisch in Richtung Verbesserung von Prozessen und Arbeitsbedingungen bewegen.

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