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CHECK-IN EVENTI: COME GESTIRLO AL MEGLIO

Il momento del check-in è spesso il biglietto da visita di un evento. Da solo, può fare da spartiacque tra un impatto disastroso e un’esperienza straordinaria. Velocità, accuratezza ed empatia sono decisive nel creare una prima impressione di professionalità ed efficienza. Ci sono poi una serie di accorgimenti da tenere a mente per garantire fluidità nei processi e prevenire eventuali intoppi. Ne abbiamo elencati alcuni:

1. Prepara il tuo team 

Scegli persone professionali, in grado di mantenere la calma e di comunicare in modo chiaro e garantisci loro un’ottima formazione sulla gestione rapida ed efficiente delle liste ospiti. Per facilitare il lavoro al team, ricorda di mantenere i database degli ospiti aggiornati, organizzati e sincronizzati (è buona prassi sottoporli a regolare revisione). La conoscenza e la fiducia negli strumenti è fondamentale per saper gestire al meglio il workflow.

2. Scegli il tool giusto per te

Il software gestionale deve rispondere alle tue necessità e crescere insieme a te. Due aspetti preliminari da considerare riguardano la tua attività e sono:

  • Quanto spesso organizzi eventi? (Si tratta di un parametro decisivo in fase d’investimento)
  • Quanti sono i tuoi ospiti? Il numero è costante o variabile?

Ci sono poi da considerare le caratteristiche del tool, tra cui:

  • Workflow user-friendly e intuitivo
  • Prezzi e clausole trasparenti e facilmente comprensibili
  • Metriche di performance e affidabilità
  • Referenze di organizzazioni e brand di prestigio
  • Garanzia di un team di supporto dedicato

3. Cura la guest experience

Accogliere l’ospite in piedi, in modo da mantenere il contatto visivo allo stesso livello

Fornisci un tot di tablet conforme al numero di ospiti per garantire tempi d’attesa accettabili

Controlla che le app siano tutte aggiornate e funzionino, che siano stati fatti i backup (e che la batteria dei tablet sia carica 😉)

Nomina un responsabile per ciascun gruppo di lavoro e stabilisci regole precise e condivise tra tutti i membri del team

Dai alla sicurezza un ruolo ben definito e riconoscibile: assumi personale professionale che sappia intervenire solo quando necessario, restando per il resto nel background dell’evento

Crea l’ambiente giusto (gestisci bene gli spazi a disposizione, immagina come e dove si sporterà la folla e cerca di evitare imbottigliamenti)

Per concludere, una buona sinergia tra tool gestionale e team di lavoro contribuisce a creare un generale clima di sicurezza e fiducia che può essere decisivo per il successo del tuo evento.

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