Wie man das Check-in von Eregnissen wie ein Pro verwaltet

Die Check-in-Zeit ist oft die erste Gelegenheit, um auf einer Veranstaltung einen guten Eindruck zu hinterlassen.. Alleine kann sie als Wendepunkt zwischen einer katastrophalen Auswirkung und einer außergewöhnlichen Erfahrung dienen. Schnelligkeit, Genauigkeit und Mitgefühl sind entscheidend, um einen ersten Eindruck von Professionalität und Effizienz zu vermitteln. Es gibt auch eine Reihe von Tricks, die beachtet werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten und Probleme zu vermeiden. Wir haben einige aufgeführt:

1. Bereiten Sie Ihr Team vor

Wählen Sie professionelle Mitarbeiter, die ruhig bleiben und klar kommunizieren können, und bieten Sie ihnen ein hervorragendes Training für die schnelle und effiziente Verwaltung von Gästelisten an. Denken Sie daran, die Gästedatenbanken auf dem neuesten Stand zu halten, zu organisieren und zu synchronisieren, um die Arbeit für das Team zu vereinfachen (es ist empfehlenswert, sie regelmäßig zu überprüfen. Wissen und Vertrauen in die Tools sind entscheidend, um den Workflow optimal zu verwalten).

2. Wählen Sie die richtige Software für Sie

Verwaltungssoftware muss Ihren Anforderungen entsprechen und mit Ihnen wachsen. Zwei vorläufige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, betreffen Ihr Unternehmen:

– Wie oft organisieren Sie Veranstaltungen? (Das ist ein entscheidender Parameter in der Investitionsphase)

– Wie viele Gäste haben Sie? Ist die Zahl konstant oder unterschiedlich?

Man soll auch die Funktionen des Tools berücksichtigen, einschließlich:

– Benutzerfreundlicher und intuitiver Workflow

– Transparente und leicht verständliche Preise und Konditionen

– Leistungs- und Zuverlässigkeitsmetriken

– Referenzen von berühmten Organisationen und Marken

– Garantie eines engagierten Support-Teams

3. Sorge für das Gasterlebnis

– Begrüßen Sie den Gast aufrecht, um den „Augenkontakt auf Augenhöhe“ zu halten

– Stellen Sie eine bestimmte Anzahl an Tablets entsprechend der Anzahl der Gäste bereit, um akzeptable Wartezeiten zu gewährleisten

– Überprüfen Sie, ob alle Apps auf dem neuesten Stand sind und funktionieren, ob die Backups erstellt wurden (und ob der Tablet-Akku aufgeladen ist 😉).

– Nennen Sie eine Person, die für jede Arbeitsgruppe verantwortlich ist, und legen Sie genaue und gemeinsame Regeln für alle Teammitglieder fest

– Geben Sie der Sicherheitdienst eine klar definierte und erkennbare Rolle: Stellen Sie professionelles Personal ein, das nur bei Bedarf eingreifen kann und gleichzeitig im Hintergrund der Veranstaltung bleibt

– Schaffen Sie die richtige Umgebung (verwalten Sie die verfügbaren Räume gut, stellen Sie sich vor, wie und wohin die Menge gehen wird und versuchen Sie, Engpässe zu vermeiden)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute Synergie zwischen dem Management-Tool und dem Arbeitsteam dazu beiträgt, ein allgemeines Sicherheits- und Vertrauensgefühl zu schaffen, das für den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheidend sein kann.