Wie man ein effektives Arbeitstreffen organisiert

Wie bei vielen anderen italienischen Unternehmen war die Rückkehr in das Büro von Peritus bei Covid-19 Phase 2 zu verzeichnen. Jetzt, da wir die menschlichen Kontakte so weit wie möglich einschränken müssen, fragen wir uns, wie wir die Zeit der Besprechungen optimieren können, wann es erforderlich ist und wie wir ihnen besser begegnen können. Abgesehen von den durch Covid-19 verursachten Vorsichtsmaßnahmen wissen wir alle, dass unnötige Besprechungen (wofür eine E-Mail ausreichen würde) Zeit- und Energieverschwendung bedeuten. Wenn Meetings nicht im Voraus geplant werden, können sie sich als äußerst unproduktiv erweisen. Im Gegenteil, wenn sie gut organisiert werden, können sie eine wertvolle Gelegenheit für die Einbeziehung der Mitarbeiter und, im besten Fall, für Innovationen fürs Unternehmen selbst sein.

Wie kann man dann anregende und wirklich nützliche Meetings organisieren? Laut einer Studie, die von einem Forscherteam der Universität von Alabama in Huntsville durchgeführt wurde, ist eine solide grundlegende Organisationsstruktur erforderlich, in der jedes Teammitglied eine genau definierte Rolle und Aufgaben hat und sich des Themas auf der Tagesordnung bewusst ist. Je detaillierter der Besprechungsplan ist, desto besser. Das wird den Teilnehmern helfen, entsprechend ihren Fähigkeiten und der Zielerreichung aktiv zusammenzuarbeiten.

Steven G. Rogelberg, Professor von Management- und Organisationspsychologie an der University of North Carolina und Autor von The Surprising Science of Meetings, fasst in einem berühmten TED-Talk eine Reihe bewährter Verfahren zusammen, um Zeit und Energie in Geschäftstreffen zu investieren. Mal sehen:

1. Laden Sie so wenige Teilnehmer wie möglich ein

Beziehen Sie diejenigen ein, die über die Informationen und das Wissen verfügen, um aktiv an dem Meeting teilzunehmen. Damit sich der Rest des Personals nicht ausgeschlossen fühlt, können Sie einen Bericht über das Gesagte schreiben und ihn per E-Mail senden, vorzugsweise innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting.

2. Gehen Sie schneller vor

Oft dauert das Treffen eine Stunde, aber laut Rogelberg kann die Arbeit so lange erweitert werden, wie es der Zeit gewidmet ist. Wenn Sie sich in einem engen Zeitrahmen befinden, daher optimieren und steigern Sie die Effizienz.

3. Seien Sie ein guter Gast

Begrüßen Sie Ihre Gäste und stellen Sie sie vor, wenn sie sich nicht kennen. Wenn das Meeting live ist, holen Sie sich im Voraus Wasser und Snacks.

4. Ändern Sie das Format

Anstatt den üblichen Besprechungsraum zu wählen, gehen Sie spazieren. Offenbar fördern Open-Air-Meetings die Kreativität und die Zufriedenheit der Teilnehmer. Sie sollen in der Anzahl begrenzt sein (maximal 2 oder 3, einschließlich Sie) und sollen im Voraus benachrichtigt werden, um sich für einen Spaziergang richtig anzuziehen.

5. Organisieren Sie das Meeting anhand der Fragen

Anstatt ein Meeting nach Themen festzulegen, konzentrieren Sie sich auf die Fragen: Es hilft Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer, und zwar diejenigen, die die Fragen beantworten können. Das Ende des Meetings wird auch klarer: das heißt, wenn alle Fragen beantwortet werden.

6. Bitten Sie um Bewertung

Diejenigen, die ein Meeting veranstalten, wissen oft nicht, wie es dem Publikum wirklich ergangen ist. Es ist ratsam, die Teilnehmer ständig um Feedback zu bitten und die Fehler entsprechend zu korrigieren. Das bietet weitere Ideen und Anreize zur Verbesserung.

Abschließend ist es gut, sich zu fragen, bevor Sie die eigene Zeit und die anderer in einem Meeting festlegen:

– Müssen wir dieses Treffen wirklich haben? Oder kann ich auf den Punkt kommen, indem ich direkt mit den Mitarbeitern spreche oder eine E-Mail sende?

– Warum brauche ich ein Meeting? Welche Ziele möchte ich erreichen, welche Personen (und wie lange) brauche ich, um sie zu erreichen?

Zeit ist eine kostbare und begrenzte Ressource, daher lautet unser moralischer Imperativ bei der Organisation eines Geschäftstreffens: respektieren Sie immer die Zeit anderer und Ihrer.