Come ottimizzare la gestione flotte per eventi marketing: case study

Software: Fleet Manager

Cliente: casa automobilistica italiana di rilievo internazionale

Anno d’adozione: 2022

Parco auto: 100 vetture

Finalità: organizzazione e gestione di eventi marketing in tutta Europa e per l’utilizzo delle vetture in Test drive sulle 5 regioni EMEA

Il contesto

Il cliente è una casa automobilistica italiana di prestigio. La flotta è fatta interamente di auto di proprietà, prodotte direttamente dalla casa madre. La gestione della flotta aziendale prevede per lo più l’invio di modelli di auto in tutta Europa per l’esposizione nell’ambito di eventi marketing e test drive.

Il problema

I responsabili dell’organizzazione degli eventi marketing del cliente non sapevano mai con esattezza dov’erano le auto, per via di un incrocio di mail che atomizzavano e disperdevano informazioni rilevanti relative a più livelli di gestione.

Ed era proprio via mail, infatti, che i referenti europei chiedevano l’invio delle auto dalla casa madre. Il coordinatore era pertanto costretto ad aggiornare continuamente fogli Excel con le varie richieste di diversi modelli d’auto, in date diverse da inviare in diverse città europee.

In tutto ciò, anche il calcolo delle scadenze veniva fatto interamente a mano. Era pertanto necessario tenere traccia dell’intero storico di mail di richiesta affinché non si verificassero intoppi nel flusso d’approvazione. La parte più problematica era capire con precisione se e quando le auto erano disponibili, specie se si perdevano comunicazioni da parte di qualche collega coinvolto nell’organizzazione degli eventi.

La difficoltà maggiore consisteva nel gestire il corretto incrocio di flussi informativi da informazioni inserite a mano in file Excel sparsi, più o meno condivisi. Le informazioni da tenere costantemente sotto controllo erano:

• Le auto disponibili (quando e dove erano)
• Le pianificazioni delle auto
• La gestione dei trasporti
• La gestione manutenzioni

Capitava spesso che venissero pianificate le uscite delle auto prima dell’effettiva autorizzazione, a causa della mancata comunicazione relativa a eventuali ritardi.

È facile intuire come anche solo un errore nella condivisione e ricezione delle informazioni, che si trattasse di una dimenticanza o di un ritardo, causasse una serie di problemi a cascata sull’intero flusso gestionale.

La soluzione

Con Fleet Manager tutti questi problemi sono stati risolti. Tutto quello che prima veniva faticosamente gestito a mano, ora è automatizzato all’interno dell’applicativo.

• L’intera vita del veicolo è sotto controllo e in archivio
• I flussi sono gestiti nell’applicativo in tutte le loro fasi
• Viene inviato in automatico un messaggio per la pianificazione una volta ottenute tutte le approvazioni necessarie
• La dotazione di planner grafico rende la visione delle pianificazioni estremamente facile e intuitiva
• La georeferenziazione della posizione dei veicoli in real-time, lo storico delle posizioni e l’invio automatico di alert in caso di batteria scarica e sinistri aumenta ancora di più il controllo sulla gestione dei flussi

Il risultato è un’ottimizzazione di circa il 40% in quasi 2 anni nell’utilizzo delle vetture del parco, dovuto alla fluidità di gestione di informazioni e comunicazioni, che hanno ridotto la possibilità di errore praticamente a zero.

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